Nur vier von hundert Offerten gehen wirklich auf die Bedürfnisse von Veranstaltern ein. Geschwindigkeit bringt Hotels ins Spiel. Den Zuschlag erhält, wer zuhört.
Von Katty Waasmann, Regional Director DACH bei CLOCK Software
Vier von hundert Angeboten sind tatsächlich individuell. Der Rest besteht aus Standardtexten, Preislisten und austauschbaren Formulierungen. Kein Wunder, dass am Ende häufig der Preis entscheidet.
Dienstag, 16.10 Uhr. Eventmanagerin Sandra verschickt die Anfrage für ein Führungskräfte-Offsite an fünf Hotels: 60 Personen, zwei Nächte, Seminarraum und Dinner.
Bis Mittwochmittag liegen drei Offerten auf ihrem Schreibtisch. Sie sind schnell. Sie sind professionell. Und sie unterscheiden sich kaum voneinander.
Das vierte Hotel geht einen anderen Weg. Bevor kalkuliert wird, greift jemand zum Telefon. Zehn Minuten lang geht es nicht um Preise oder Verfügbarkeiten, sondern um Ziele, Erwartungen und den Anlass selbst. Sandra hat zum ersten Mal das Gefühl, dass sich jemand wirklich für ihre Veranstaltung interessiert.
Die Offerte trifft erst einen halben Tag später ein. Sie ist nicht die günstigste. Aber sie beantwortet Fragen, die Sandra selbst noch nicht gestellt hatte.
Schnelligkeit bleibt Pflicht. Doch Tempo allein gewinnt keine Aufträge. Veranstalter suchen keinen Anbieter, sondern einen Partner, der zuhört, mitdenkt und Verantwortung übernimmt.
Genau dafür braucht es Zeit. Und genau diese Zeit geht im Hotelalltag oft zwischen Abteilungen verloren. Moderne End-to-End Property-Management und Event-Plattformen schaffen hier die Grundlage: Sie bündeln Informationen, verbinden Veranstaltungsverkauf, Front Office und Operations auf einer gemeinsamen Datenbasis und reduzieren interne Wartezeiten. So bleibt mehr Zeit für das, was Kunden wirklich wahrnehmen – persönliche Beratung.
Fünf Impulse für mehr Erfolg im Gruppengeschäft:
– Antwortzeiten messen.
– Am selben Arbeitstag reagieren.
– Jede Anfrage einer verantwortlichen Person zuordnen.
– Vor der Offerte zuerst zuhören.
– Zimmer, Catering und Technik als Gesamtgeschäft betrachten.
2026 gewinnt nicht das grösste oder das schnellste Hotel. Gewinnen werden jene Häuser, die Vertrauen schaffen – sodass Veranstalter beim nächsten Mal gar nicht erst fünf weitere Hotels anfragen.
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